Quem trabalha com secretaria escolar sabe que a rotina não é fácil. Entre responsabilidades, compromissos, reuniões, papeladas e atendimento à comunidade, os profissionais dessa área podem ter grandes dificuldades com a organização do trabalho.
As possíveis consequências dessa falta de organização podem incluir: perda de documentos e relatórios importantes, bagunça de arquivos e dificuldade de localização de diplomas, boletins, e outros papéis que podem ser pedidos por gestores, professores e pais.
Você já passou por alguma situação parecida? Pensando nisso, confira nossas dicas para que você otimize a organização de toda papelada e mantenha tudo em ordem.
O mobiliário da secretaria escolar deve ser específico
Embora na maioria das vezes os funcionários da secretaria escolar não tenham autonomia para comprar mobiliário para esse ambiente, é importante que eles informem ao gestor escolar sobre a necessidade de novos gaveteiros, armários e prateleiras. O simples fato de ter um mobiliário compatível colabora muito para a organização desse setor.
Organizar é sempre o melhor caminho
Use e abuse de cores e etiquetas para ajudar na organização. É importante se utilizar desses recursos, pois facilita a procura de documentos quando os mesmos estão arquivados por tipo (memorando, relatórios, históricos, certificados e outros papéis semelhantes). Dentro de cada tipo, procure a melhor forma de organizá-los, seja por data ou por ordem alfabética.
Atender bem faz a diferença
Lidar de maneira adequada com as pessoas é essencial para que o clima seja agradável com os públicos que a escola recebe. O atendimento deve sempre ser cordial e prestativo. Caso necessário, é importante investir em treinamentos para que os funcionários estejam aptos para resolver os problemas que surgirem. Outro ponto importante para se atentar é o atendimento ao telefone. Evite deixá-lo tocar, pois isso passa uma impressão de descaso dos funcionários com as ligações.
Crie o hábito de ser organizado
Em vez de se preocupar e perder tempo arrumando o setor a todo momento, engaje a equipe da secretaria para que mantenham a organização. Estabeleça algumas regras como: se alguém pediu algo emprestado, cobre a devolução; se tirou do lugar, coloque de volta. Lembre-se que é importante a colaboração de todos.
Você trabalha com secretaria escolar? Ou atua em uma área onde é necessário ter um cuidado diferenciado com organização?
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